行业动态

企业会议、活动邀请函的写法

POST TIME:2019-02-17 READ 53

       现在虽然很多企业都用上了电子邀请函,比如那些HTML5动态邀请函,因为其色彩绚丽、互动性强,被广大会议人所喜爱,然而纸质版会议活动邀请函的重要性依然不容忽略,因为纸质版邀请函拥有庄重、严肃的特质。
      不同的会议活动邀请函虽然有不同的形式,但其基本内容总是涵盖以下几个部分:会议活动的背景、目的和名称;会议活动主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加人员对象;会议活动的时间以及地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
      1、会议活动标题。邀请函标题,即邀请函的封面,由会议活动名称和“邀请函(书)”组成。邀请函封面标题一般不写主办机关名称或者是“关于举办”的字样。
      2、称呼,即会议活动邀请的对象。分为三类情况。
       (1)发送到单位的邀请函,包括上下游供应商,应当写单位名称。写清具体单位名称,而不应该写统称,以示对相应单位的尊重。
       (2)发给个人的邀请函,直接写个人姓名,并在姓名前冠“尊敬的”敬语词,后缀写上“先生”、“女士”、“同志”等。
       (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,因为对象不确定可以直接省略称呼或者用统称来代替。
      3、邀请函正文。正文包括开头、主体和结尾三部分。在开头部分主要写明举办会议活动的背景和目的,用用相应的敬语,比如“特邀请您出席(列席)”来照应称呼。主体部分需要阐明一些具体事项以及联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”亦可省略。
      4、落款。落款处署主办单位名称并盖章。
      5、最后写上成文时间。具体到年、月、日。
  根据不同的邀请对象,会议活动邀请函的格式可能有细微的调整,